Auf dem Papier klingt Digitalisierung immer wunderbar. Dort ist sie effizient, fehlerfrei und zeitsparend. Doch es liegen oft Welten zwischen PowerPoint-Präsentationen und Unternehmensrealität.
Insbesondere wenn Unternehmen ihr Fahrtenbuch elektronisch führen wollen, zeigt sich schnell, dass neue Technologie kein Allheilmittel ist. Es ist nicht die Technik an sich, an der mittelständische Unternehmen oft scheitern, sondern es sind vermeidbare Fehler bei der Einführung. Wenn die Buchhaltung anfängt, an unvollständigen oder fehlerhaften Daten zu verzweifeln, oder der Außendienst rebelliert, kehren manche still und heimlich nach Monaten zum physischen Fahrtenbuch zurück. Dieses Szenario muss nicht sein.
Die meisten Umstiegshindernisse sind bekannt und können vermieden werden. Wer diese geschickt angeht, spart nicht nur Nerven und Geld, sondern erhöht auch die Akzeptanz im Team. Die nächsten fünf Abschnitte zeigen, bei welchen Stolpersteinen Unternehmen regelmäßig Fehler machen und wie man sie vermeidet.
Fehlende Einbindung der Mitarbeiter von Anfang an
Wer ein neues System später täglich nutzen soll, sollte von Anfang an in die Entscheidung mit einbezogen werden. Daher ist das größte Risiko bei der Einführung digitaler Fahrtenbücher in der Top-Down-Entscheidung, ohne Mitarbeiterbeteiligung zu suchen.
Stattdessen sollten die verantwortlichen Entscheider vor einer Systemauswahl etwa Außendienstmitarbeiter oder Fuhrparknutzer nach ihren echten Anforderungen fragen. Hierbei können Fragen nach den benötigten Funktionen und Flaschenhälsen im aktuellen Prozess beantwortet werden. Auch Bedenken bezüglich des Datenschutzes können hierbei geklärt werden.
Setzt man zusätzlich noch eine Anwender-Pilotgruppe ein, können diese Schwachstellen früh identifizieren. Es bringt ebenso interne Fürsprecher, die später als Multiplikatoren helfen können, wenn das System im ganzen Unternehmen eingeführt wird.
Unzureichende Schulung und technischer Support
Die Unterschiede bei der Technikaffinität können in Unternehmen oft sehr ausgeprägt sein. Diese Situation wird gerne unterschätzt. Einerseits ist da der 28-jährige Außendienstler, der seine Fahrtenbuch-App in einer Minute installiert hat. Andererseits hängt der 58-jährige Kollege eine halbe Stunde bereits beim Log-in fest.
Die ersten beiden Wochen der Einführung sind dabei besonders kritisch. Das ist genau der Zeitraum, in dem die echten und wichtigen Fragen aufkommen: Wie lassen sich fehlerhafte Einträge korrigieren oder was passiert bei Privatfahrten? Wenn dann nur auf die FAQs verwiesen wird, geht es mit der Akzeptanz schnell bergab.
Aus den oben genannten Gründen sind daher gestaffelte Schulungen besser als eine einmalige Massenveranstaltung. Denn ähnlich wie bei der Technikaffinität sind auch hier die Bedürfnisse unterschiedlich. Dem einen reichen die FAQs oder ein kurzes Video-Tutorial. Andere wiederum benötigen eine persönliche Betreuung.
Falsche Systemauswahl ohne Praxistest
Funktioniert die Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware nach drei Monaten nicht mehr oder liegt die automatische Fahrtenerkennung in fast der Hälfte der Fälle daneben? Wenn das geschieht, lief die Systemauswahl eventuell zu flüchtig ab. Das passiert, wenn einfach der günstigste Anbieter die Ausschreibung gewinnt und die IT-Abteilung die Sache dann einfach nur kurz abnickt.
Doch anstatt am Schreibtisch sollten solche Entscheidungen im Fahrzeug getroffen werden, wo am Ende der raue Alltag stattfindet. So macht etwa ein Außendienstmitarbeiter täglich zehn Stopps, nutzt das Handy mit Handschuhen bei Minusgraden und braucht Offline-Funktionalität in Funklöchern. Der Praxistest mit verschiedenen Fahrzeugtypen, Nutzerprofilen und Einsatzszenarien ist daher besonders wichtig, wenn man nicht die Katze im Sack kaufen möchte.
Unklare Datenschutz-Kommunikation
Erklärt niemand genau die Datenerfassung und vor allem, wer Zugriff hat, sind Gerüchte und Misstrauen nicht mehr weit. Da GPS-Daten verwendet werden, könnten Mitarbeiter anfangen zu denken, dass die Geschäftsführung jetzt jeden Toilettenstopp nachverfolgt oder private Umwege kontrolliert.
Das Szenario geschieht in der Realität zwar nicht wirklich häufig, doch fehlende transparente Kommunikation sorgt ja bereits in Paarbeziehungen für Unsicherheit. Warum sollte das in Unternehmen anders sein? Wird jede gefahrene Route gespeichert? Können Vorgesetzte sehen, wo jemand gerade steht? Das sind die Fragen, die bereits im Voraus beantwortet werden sollten.
Fehlende Übergangsphase und Notfallpläne
Eine Sache ist in der Übergangsphase der ersten Wochen gewiss. Es wird garantiert etwas schiefgehen. Daher braucht es Backup-Lösungen, die vermeiden, dass im Fahrtenbuch Lücken entstehen. Des Weiteren kann ein abrupter Wechsel ohne Parallelbetrieb Mitarbeiter unter Stress setzen und Fehler provozieren. Insgesamt funktioniert eine Übergangszeit von zwei bis vier Wochen besser, in der noch beide Systeme gleichzeitig laufen dürfen.
Auch Notfallprozeduren sollten nicht vergessen werden. Für diese sollte geklärt sein, wen man bei technischen Problemen anrufen kann oder wie man eine vergessene Fahrt nachträglich erfassen kann. Da jedes neue System eine Eingewöhnungsphase benötigt, kommen Unternehmen, die das einplanen statt zu ignorieren, deutlich entspannter ans Ziel.
